Un requisito clave para abrir y operar un negocio en México es cumplir con las obligaciones fiscales. Aunque esto puede parecer demasiado complejo, entender los conceptos básicos sobre el SAT (Servicio de Administración Tributaria) hará que sea mucho más sencillo que nuestro negocio esté en regla con las autoridades hacendarias. Por este motivo, decidimos elaborar un pequeño glosario con los términos que se utilizan con mayor frecuencia en la relación de las empresas con el organismo tributario.
Un aspecto importante para resaltar es la necesidad de contar con la asesoría de un contador o especialista en la materia. Si bien es verdad que muchos trámites y operaciones son fáciles de realizar, el asesoramiento de un profesional en el área te permitirá despejar dudas, tomar decisiones estratégicas y resolver algunas problemáticas que puedan surgir en la apertura o administración del negocio.
De igual manera, considera la contratación de un programa para prevenir incumplimientos fiscales. Los beneficios de contar con este tipo de software es que dispondrás de herramientas que agilizarán la administración contable de tu negocio. Esto quiere decir que será más fácil llevar acciones como revisar el estado de los CFDIs que se reciben de proveedores, notificaciones oportunas de los movimientos fiscales, la lectura de los mensajes y archivos adjuntos del buzón tributario y la validación de facturas para que no existan diferencias entre los datos del SAT y tu sistema de administración.
Lista de conceptos básicos para la relación de mi negocio con el SAT
RFC
El RFC son las siglas de Registro Federal de Contribuyentes y se refiere a una clave alfanumérica que se asigna a personas morales y físicas que realizan actividades económicas en territorio mexicano. En el caso del RFC para personas morales, la clave está integrada por 12 caracteres, mientras que para las físicas está conformada por 13.
Es una clave única de registro que utilizarás para identificar a los negocios y a cualquier empresa que celebre operaciones comerciales. El otorgamiento de esta clave reconoce que la persona física o moral debe contribuir al gasto público ante el SAT.
Razón social
La razón social es el nombre oficial de una empresa, negocio o entidad jurídica. En términos sencillos, es el nombre que tiene una personal moral ante la autoridad hacendaria y otras instituciones gubernamentales, el cual se usa para llevar a cabo procesos formales, legales y administrativos. Es necesario aclarar que no corresponde forzosamente al nombre comercial, es decir, aquel que se maneja en sus relaciones con clientes finales o consumidores.
La razón social debe estar registrada y cumplir con los requisitos legales correspondientes, además de contar con la aprobación de la Secretaría de Economía. De esta manera, se garantiza que la razón social se encuentra dentro de la legalidad y que no existe ninguna otra con el mismo nombre.
Conciliación contable fiscal
Uno de los conceptos básicos de la relación entre un negocio y el SAT es el de conciliación contable fiscal. Se trata de un requisito para la presentación de la declaración anual, pero también funge como herramienta para los contadores a fin de verificar que el resultado fiscal de un negocio sea correcto.
La conciliación contable fiscal responde a la necesidad de realizar una verificación entre el resultado contable y tributario. Como su nombre lo indica, su objetivo es conciliar el resultado contable (financiero) con el resultado fiscal (base gravable). Para llevar a cabo su cálculo, se toman en cuenta los ingresos fiscales no contables, tales como el ajuste anual por inflación acumulable y los anticipos de clientes, además de incluir las deducciones contables no fiscales (costos de ventas, depreciación y amortización contable) y los ingresos contables no fiscales (utilidad contable en venta de acciones).
Después de valorar las múltiples variables, los contadores pueden obtener la utilidad o pérdida fiscal.
Cédula de identificación fiscal o CIF
La cédula de identificación fiscal (CIF) es un documento oficial que acredita la inscripción de una persona física o moral sobre su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes. Se requiere con frecuencia para llevar a cabo diferentes movimientos o trámites ante el SAT, tales como la presentación de declaraciones fiscales, las devoluciones de impuestos, etc. Además, también es posible que se solicite para trámites bancarios como la solicitud de un crédito.
Los elementos que integran la cédula de identificación fiscal es un Código QR, el cual se usa para la validación de la información fiscal. De igual manera, se muestra el RFC, el nombre o la razón social y el idCIF, que es un número que garantiza la validez de la constancia de identificación fiscal.
Certificado de sello digital
Otro de los conceptos básicos para los negocios en su relación con el SAT es el certificado de sello digital SAT. Se trata de un archivo digital cuya función es “sellar” o “firmar” la cadena original de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Se encarga de garantizar la autenticidad y el carácter único de la factura electrónica, algo fundamental para poder llevar a cabo el proceso de facturación.
Este archivo es generado por el propio SAT para evitar delitos como la falsificación, además de que solo pueden utilizar uno para todas sus operaciones. Para su funcionamiento y proceso de avalar la identidad de una persona moral o física, el certificado de sello digital está compuesto por un certificado de seguridad o llave pública, la llave privada y la contraseña de la llave privada.
Folio fiscal digital
El folio fiscal digital es un identificador único individual de las facturas electrónicas que han sido emitidas y aceptadas por el SAT. En términos generales, se trata del elemento que le da validez a una factura electrónica y es equivalente al concepto UUID. Tiene una composición alfanumérica única, la cual se genera de manera automática y aleatoria por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o el portal del SAT.
Si quieres ubicarlo dentro de un folio fiscal, lo vas a encontrar entre los datos del emisor en un recuadro donde se encuentran los datos de identificación del comprobante fiscal en el archivo con formato PDF. Mientras tanto, se ubica con la clave UUID en el documento XML.
Proveedor de facturación electrónica
Un proveedor de facturación electrónica o PAC es una persona moral autorizada por el SAT que tiene la facultad de validar los CFDI enviados por una persona física o moral. Los PAC proporcionan a los contribuyentes una plataforma que facilita la creación, el envío y el almacenamiento de facturas electrónicas.
Normalmente, también añaden servicios como la gestión de inventarios, la conciliación de cuentas y la generación de reportes. Su función consiste en facilitar el cumplimiento de los requisitos fiscales mexicanos.
Firma electrónica avanzada (FIEL)
Este es otro de los conceptos básicos que debes manejar sobre el SAT si tienes un negocio o si eres una persona física. FIEL es la abreviatura de Firma Electrónica Avanzada, la cual es necesaria para la presentación de documentación electrónica ante la autoridad. Este instrumento fue creado por el organismo hacendario para darle mayor seguridad a las transacciones electrónicas.
Lo primero que debes saber es que tiene la misma validez que la firma física, incluyendo sus respectivas implicaciones jurídicas. También funge como herramienta para generar firmas electrónicas que permiten realizar trámites de gobierno y cerrar contratos con terceros, así como para dictámenes fiscales, la obtención de comprobantes fiscales digitales, una solicitud de devolución, etc.
Esperamos que esta información te ayude a esclarecer algunas dudas sobre los conceptos básicos del SAT y así garantizar la salud fiscal de tu negocio.
