Los contratiempos dentro de la vida empresarial son inevitables; siempre hay una situación que escapa de cualquier enfoque previsorio. Es normal que surjan inconvenientes que demandan una respuesta eficaz para solucionarlos. Sin embargo, existen episodios de crisis que pueden tener repercusiones severas en la organización si no se resuelven de forma oportuna. En esto punto, cobra importancia el concepto de un Plan de Recuperación ante Desastres (DRP, por sus siglas en inglés).
A través de este artículo, buscamos que conozcas qué es y cómo funciona un DRP. Asimismo, conocerás cuáles son las ventajas y beneficios de tener este documento dentro del archivo prioritario de la compañía. Si bien existen proveedores de servicios que te pueden ayudar con este proceso a lo largo de sus diferentes etapas, todo será más sencillo si tienes conocimiento previo sobre el tema.
¿Qué es un plan de recuperación de desastres o DRP?
Un DRP es un plan que incluye toda la documentación estratégica ante desastres relacionada con una organización. Su objetivo es ayudar a restaurar el acceso u otro tipo de inconvenientes dentro de los sistemas e infraestructuras comprometidos tras un episodio de crisis. Este puede ser desde un desastre natural hasta un error humano, un ataque cibernético u otra clase de eventos que causen un daño a la estructura y los procesos de la empresa.
El DRP incluye la metodología sistemática mediante la cual el equipo asigna los recursos para volver a tomar el control de los sistemas prioritarios de la organización. De esta manera, la compañía o empresa comprometida es capaz de reanudar los trabajos de manera rápida y efectiva tras el episodio de crisis. Como podrás darte cuenta, su elaboración es el primer paso para tener una especie de garantía de que el negocio podrá seguir operando tras un desastre.
La elaboración de un DRP dentro de una organización parte de un enfoque estructurado que es capaz de identificar las áreas y procesos críticos. Si bien su objetivo no consiste en resolver la crisis o el problema que causó el desastre, es de vital importancia porque resuelve problemáticas como la pérdida de datos y abre una ventana de tiempo fundamental al ayudar a recuperar la funcionalidad del sistema general.
Importancia de un DRP para SAP
Debido a su impacto estratégico en situaciones de desastre, el DRP juega un papel crucial para SAP. Como recordarás, este último es un sistema informático poderoso y fundamental que les brinda la posibilidad a las empresas de administrar sus recursos humanos, productivos, financieros-contables, logísticos y más. En pocas palabras, se encarga de establecer e integrar el sistema productivo de las empresas con herramientas de administración de empresas, sistemas contables, gestión financiera, contabilidad, administraciones de operaciones, planes de mercadotecnia, logística, etc.
Entonces, ¿puedes imaginar el impacto severo de un desastre en el entorno SAP? Por ello, las mejores prácticas empresariales establecen la necesidad de contar con un DRP, el cual otorgue flexibilidad a las compañías para elegir entre las opciones más eficaces para la recuperación en un escenario de crisis. Esto incluye técnicas y procedimientos para la recuperación tradicional para SAP, recuperación por desastres en la nube pública u otra alternativa que resulte conveniente.
En conclusión, un DRP tiene como fundamento el respaldo del entorno SAP, bajo la idea central de que esta plataforma gestiona la gran mayoría de los procesos críticos del negocio. Los expertos en el tema advierten que una caída o desastre siempre eleva de forma drástica las posibilidades de sufrir pérdidas económicas, daños a la reputación, incumplimiento de las normativas y, en los casos más graves, el cierre de las operaciones.
¿Qué tipo de desastres existen?
La eficacia y valor de un DRP está asociada a su capacidad de incluir procesos estratégicos de recuperación ante cualquier tipo de desastre. Desde su elaboración, los responsables deben ser conscientes de los distintos escenarios que podrían causar episodios de crisis o un “desastre” dentro de la compañía.
Entre las situaciones más comunes que demandan el uso del DRP se encuentran:
- Errores humanos
- Cortes de energía
- Fallos del sistema
- Actualizaciones defectuosas
- Desastres naturales como inundaciones o terremotos
- Incendios en centros de datos
- Robos
- Ciberataques, virus y otras vulneraciones cibernéticas
¿Qué elementos debe incluir un DRP?
Debido al impacto que tiene un DRP en la continuidad del negocio, es importante conocer cuáles son los elementos fundamentales que integran a este plan de recuperación ante desastres. Aunque algunos planes pueden ser más descriptivos y completos que otros, existen aspectos que no deben faltar dentro de la estrategia para recuperar el acceso y minimizar el daño causado por una crisis.
A continuación, te presentamos seis elementos que deben estar en los documentos del DRP de tu organización:
1. Alcance del DRP
Una organización puede enfrentar diferentes tipos de crisis y contingencias, las cuales tendrán un impacto en áreas específicas. Un DRP debe ser claro y precioso sobre su alcance. Aunque lo ideal es que cubra todos los riesgos posibles que comprometan el quehacer de la empresa, se debe establecer con exactitud los escenarios contemplados para desplegar sus estrategia de recuperación.
El alcance de un DRP contempla escenarios donde determinadas soluciones no se aplican debido al daño causado en la estructura de la organización. Establece en enunciados qué tipo de medidas y soluciones se pueden implementar en casos específicos. Como podemos deducir, su elaboración parte de suposiciones y escenarios imaginarios que podrían comprometer las operaciones en determinados niveles.
2. Funciones y responsabilidades
El DRP debe designar al equipo que entrará en acción en primera instancia para coordinar los procesos de recuperación. Considerando que el tiempo de respuesta es un factor crucial, todos los integrantes de este equipo deben estar familiarizados con las tareas a realizar de manera inmediata. La designación de responsabilidades previa facilitará de forma significativa la coordinación de esfuerzos y la implementación de cada tarea de recuperación.
Por ello, es importante que todos los integrantes del equipo conozcan cuáles son las tareas que se deben llevar a cabo ante un escenario de desastre determinado. También contempla que los miembros conozcan distintas maneras de realizar los procesos, incluyendo operaciones manuales ante posible daño en hardware o software. Aunque hay un equipo que lidera los trabajos de recuperación, el personal debe estar capacitado para saber cómo actuar en escenarios de crisis.
3. Funciones empresariales críticas y tolerancia de tiempo ante la inactividad
Los documentos que integran el DRP también deben identificar las funciones comerciales críticas (CBF, por sus siglas en inglés). En este grupo se incluyen las actividades o áreas que son vitales para mantener las operaciones. Son aquellas que sostienen el negocio en su totalidad, al grado de que, si llega a faltar una sola, no hay manera de continuar con las operaciones a largo plazo.
Es clave conocer cuáles son las CBF y establecer la tolerancia de tiempo ante una posible inactividad antes de sufrir pérdidas severas. Por ejemplo, seis funciones críticas que son fundamentales para los especialistas en TI (Tecnologías de la Información) son el soporte, la gestión y gobernanza de datos, la infraestructura de TI, la comunicación, la ciberseguridad, y programas y servicios suplementarios ajustados a las necesidades de la organización.
4. Estrategias, procesos y procedimientos
Tras identificar las funciones comerciales críticas y los escenarios de crisis, la organización debe incluir las estrategias, procesos y procedimientos que desplegará para resolver los escenarios de crisis.
Hay que resaltar que el valor del DRP está en su capacidad para guiar de manera específica al equipo de recuperación a través de cada situación. Por ende, cada función crítica del negocio debe contar con acciones preventivas y de recuperación, recursos y personal necesario para desplegar las acciones, los tiempos establecidos para la recuperación y los nombres de los responsables de cada proceso.
5. Plan de comunicación
Nunca le restes importancia a la comunicación durante un episodio de crisis. El DRP debe establecer los protocolos y procesos a seguir en este rubro tras un desastres. Muchos ejecutivos cometen el error de dirigirse a sus diferentes públicos para informar sobre los problemas. Si bien la comunicación efectiva es importante, el objetivo debe ser mostrar que se encuentra en control de la situación y que se resolverá de manera precisa en el menor tiempo posible.
Por ello, un DRP también debe incluir listas de contactos de las personas clave a las que se les informará sobre la situación. Asimismo, el protocolo tiene que establecer qué se podrá comunicar, a través de qué canales y el tono de los mensajes. Toma en cuenta que los protocolos también deben ajustarse de acuerdo con la situación y escenario. La comunicación tras una vulneración informática será diferente a la crisis generada por un error humano o un desastre natural.
6. Plan de pruebas, revisión y optimización
El DRP debe estar en constante evolución, tal como sucede con otros planes de la organización. Esto se debe a que los escenarios cambian y pueden surgir nuevos riesgos en el horizonte.
Ten en cuenta que la previsión es el componente clave, por lo que también debes planificar “simulacros” que te permitan poner a prueba la utilidad y eficacia del plan. De esta manera, estarás a la altura de los estándares dentro de la industria y podrás brindar mayores certezas a tus clientes.
¿Cuáles son los beneficios de tener un DRP en tu empresa?
A continuación, te presentamos cuáles son las principales ventajas de tener un DRP en tu empresa.
Continuidad
Un desastre o una contingencia tiene el potencial de causar pérdidas severas en el negocio. Incluso, puede causar la parálisis total de las operaciones, por lo que puede tener un impacto fuerte en los costos y derivar en un daño irreparable de la reputación. Tener un plan de recuperación que permita restablecer las funciones cruciales es algo fundamental para brindar certeza y confianza a los diferentes públicos.
Seguridad mejorada
La elaboración de un DRP permite a las empresas una evaluación constante y precisa de los riesgos y amenazas. La compañía puede identificar aquellas áreas que necesitan mejorarse o los procesos que deben implementarse para estar preparados ante un desastre. Esto conlleva a un fortalecimiento de diferentes sectores y áreas que reducirán los riesgos o, en su defecto, que facilitarán la intervención en caso de lidiar con un contratiempo.
Retención de clientes
Durante los desastres y episodiosde crisis, se eleva la posibilidad de que los clientes terminen relaciones con las organizaciones. Por ende, es fundamental que los diferentes públicos tengan la sensación de que pueden confiar en su capacidad para resolver la problemática o la contingencia. Un DRP brinda a la empresa de las herramientas necesarias para mitigar esa sensación de incertidumbre, al tiempo que responde con comunicación efectiva las dudas de sus distintos públicos.
Rentabilidad
Un DRP conlleva a tener un entendimiento superior de los recursos necesarios de la organización para poder mantener las operaciones. Un episodio de crisis comprometerá la rentabilidad. Por ende, contar con protocolos establecidos ayudará a reducir el impacto de todos los costos adicionales.
Aumento de la productividad
Un DRP es fundamental para recuperar el acceso a los datos y recursos vitales en el menor tiempo posible. Además, la capacitación del personal es crucial para que los trabajadores sepan cómo responder ante los escenarios adversos. Aunque no lo parezca, la sensación de pánico suele llevar a muchos integrantes de una organización a tomar decisiones equivocadas o poco prudentes. El DRP permite responder a los desastres con calma y eficacia dentro de márgenes de tiempo establecidos.
