La administración de un negocio requiere identificar riesgos y oportunidades de manera oportuna ¡Ese es uno de los grandes desafíos! Incluso si tu empresa va por buen camino y tiene un rápido crecimiento, deberás implementar estrategias que mantengan girando la rueda para no perder productividad, eficiencia y rentabilidad. En esa dinámica, te surgirán varias dudas y preguntas, tales como ¿Mi negocio necesita un ERP? ¿Es tiempo de cambiar el sistema de administración de datos y procesos? ¡Vamos a ayudarte a resolverlas!
Es importante decir que no todos los negocios necesitan un ERP para servicios. Por ello, debes conocer si tu empresa llegó a ese punto donde requiere un sistema de planificación de recursos empresariales. La implementación en el momento justo es clave para no afectar los flujos de trabajo. En general, una compañía que desea escalar o que se ve inmersa en esta dinámica voraz de crecimiento, va a requerir el uso de un ERP. Entonces, el verdadero asunto es resolver cuándo incorporarlo.
Muchos especialistas aseguran que la integración temprana siempre será mejor dentro de cualquier negocio. El tema es que incorporarlo a una empresa requiere hacer una inversión. En el caso de las pymes, podría obligar a una reestructuración de los gastos y tener un impacto mayor en otras áreas. Por ese motivo, necesitas elegir el momento preciso para la implementación del ERP, a fin de que acompañe los objetivos empresariales y resuelva problemas importantes en una etapa temprana.
¿Qué es un ERP y para qué sirve?
¿Cuál es la función de un ERP?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (ERP), un concepto que se usa para referirse a un sistema especializado de planificación de recursos empresariales. Es una solución avanzada de software todo en uno, la cual ayuda a las empresas a la gestión de sus procesos. Esto nos permite hacernos una idea del alcance, importancia e impacto que puede tener en una compañía.
En las diferentes etapas de crecimiento de un negocio necesitarás apoyarte en la tecnología. Por ejemplo, implementar un SAP para pymes es ideal para esos negocios pequeños o medianos que se encuentran en fase de expansión.
Dicha etapa implica una mayor complejidad en la gestión de la información, por lo que es necesario e impostergable contar con una herramienta que sea capaz de administrarlo todo. Por ende, abarca áreas como contabilidad, finanzas, inventario, compras, ventas, relaciones con los clientes, proyectos, operaciones y recursos humanos.
Si te preguntas si mi negocio necesita un ERP, es probable que estés en un escenario donde los flujos de trabajo se han vuelto más complejos debido a que funciona con un mayor volumen de datos y exige una integración óptima para garantizar la eficiencia.
¿Qué beneficios ofrece un ERP a tu negocio?
La implementación de un ERP en tu empresa traerá varios beneficios. Entre ellos, se encuentran los siguientes:
- Mayor seguridad de los datos
- Acceso centralizado y estandarizado a la información
- Monitoreo preciso, oportuno y personalizado
- Mejora de la productividad por automatización de tareas
- Visión panorámica del negocio para toma de decisiones estratégicas
- Mayor flexibilidad para la escalabilidad del negocio
- Usabilidad superior debido a compatibilidad de los sistemas con dispositivos móviles
- Ahorro de costos por automatización
- Mayor organización en flujos de trabajo
- Mejor servicio de atención al cliente
- Ambiente de trabajo colaborativo y eficiente
¿Cómo saber si mi negocio necesita un ERP?
Para resolver la pregunta de si mi negocio necesita un ERP para ecommerce u orientado a una industria específica, debes hacer una evaluación de tu negocio para encontrar los problemas reales. Si en tu diagnóstico aparece alguno o varios de los siguientes síntomas, necesitas considerar de forma seria y urgente su implementación.
Pérdida de eficiencia informática por uso de muchos programas de software
El uso de varios sistemas diferentes dentro de una empresa deriva en una mayor dispersión de los datos y en procesos poco integrados. Por ejemplo, existen casos donde el departamento de contabilidad utiliza un software para las cuentas por cobrar y por pagar, mientras que los trabajadores de ventas usan otro diferente para atender los pedidos de los clientes. Si eso ocurre en la mayoría de las áreas del negocio, considera el uso de un ERP.
Es importante determinar el tipo de solución de software que requieres para alcanzar la óptima integración en la administración de datos. Un sistema de manufactura te ayudará con la automatización de procesos, un eficiente control presupuestal, una mejor coordinación de servicio técnico, la adecuada supervisión de rendimiento y la analítica en tiempo real, entre otros beneficios.
Piensa en un ERP como en un sistema capaz de integrar y resolver toda la desfragmentación. El impacto en la eficiencia y la productividad es inmediato, ya que brinda la posibilidad de administrar el negocio desde un solo lugar, pero conectando de manera inteligente y personalizada los distintos departamentos, tales como ventas, finanzas, inventario, producción y recursos humanos.
Dificultad para acceder a datos financieros de la empresa
Otra señal clara de que tu negocio requiere implementar un ERP es la dificultad para poder acceder a los datos financieros. Los directivos y el personal estratégico requieren información oportuna que facilite la evaluación de las métricas clave de rendimiento, tales como márgenes de venta o pedidos por día. Cuando hacer estos informes personalizados se vuelve un dolor de cabeza, se deben realizar cambios con urgencia.
Está de sobra decir que la toma de decisiones informada y justificada es crucial para el éxito de un negocio. No solo permite aprovechar oportunidades que puedan tener un gran impacto en el crecimiento y la rentabilidad, sino que reduce el riesgo de implementar una estrategia errónea por falta de datos.
El uso de un ERP en los negocios facilita de forma radical el acceso a la base de datos en tiempo real. Por ello, permite que los directivos tengan un panorama completo de la situación y las relaciones entre los procesos de diferentes áreas. De esta manera, el sistema se convierte en el principal aliado para el mantenimiento y la optimización de las tareas diarias, pero también juega un papel clave en la planificación y la toma de decisiones en escenarios de crisis.
Procesos de negocio lentos y complejos por dependencia de procesos manuales
La administración del tiempo tiene una repercusión directa en la productividad de un negocio. Uno de los objetivos de tu empresa debe ser la automatización de aquellos procesos que están consumiendo demasiado tiempo a tu personal. En caso de que tu diagnóstico arroje una dependencia excesiva de los procesos manuales a cargo de tus colaboradores, es tiempo de considerar el uso de un ERP.
De manera concreta, revisa cuánto tiempo gastan en la introducción manual de datos, las tareas de cruce de información, la corrección de informes y la copia de esos mismos datos a otros sistemas.
La dependencia de la elaboración y actualización de hojas de cálculo, así como de procesos en papel, son un síntoma evidente de que necesitas automatizar dichas tareas a través de un software especializado.
Problemas para concretar ventas y con la experiencia del cliente
Los negocios que trabajan con mercancías y prestación de servicios deben tener una alta eficiencia para concretar ventas y garantizar una buena experiencia a los clientes. Un ERP te ayudará a conseguirlo, sobre todo, si tu empresa tiene problemas para la administración y monitoreo de existencias. La información sobre ventas, inventario y estadísticas debe estar disponible en cualquier momento.
Asume que tu negocio está obligado a dar una respuesta en tiempo real sobre cualquier producto o pedido del cliente. Pero esto no solo aplica para el departamento de ventas, sino que los empleados de todas las áreas deben contar con acceso a esa información actualizada. Si un comprador llama para saber el estado de sus pedidos, el personal tiene que brindar información precisa. De lo contrario, existe la posibilidad de que el cliente decida cancelar la transacción y no volver a considerar tu negocio para sus compras futuras. El daño va más allá, pues una mala reseña afectará tu reputación.
Alta complejidad en los procesos de TI
Un síntoma de que llegó el momento de implementar un ERP es la elevada complejidad para cualquier proceso del equipo de Tecnologías de la Información (TI). De cierta manera, va asociado con el primer punto, ya que suele estar marcado por el uso de varios sistemas de software. Esto reduce flexibilidad y complica en exceso los trabajos de mantenimiento, las actualizaciones y los parches de seguridad.
Además de que consumirá más tiempo y no resolverá los problemas de dispersión de los datos, cada proceso del equipo de TI será más costoso. En ese sentido, tu negocio estará inmerso en una pérdida de tiempo y dinero.
En cambio, la implementación de un ERP traerá beneficios inmediatos. El personal responsable solo deberá enfocarse en el mantenimiento y optimización de un sistema centralizado. De igual manera, el software facilitará los trabajos cuando llegue el momento de escalar las operaciones o integrar nuevas funciones.
Esperamos haberte ayudado a resolver tus dudas sobre la conveniencia de implementar un ERP en tu negocio y elegir el momento oportuno para hacerlo ¡Mucho éxito con tu empresa!
