Los viajes de trabajo son una constante dentro del mundo empresarial. Aunque hacer las reservas y cubrir los costos asociados parecen tareas intuitivas, son procesos que requieren una gestión inteligente del tiempo y el capital. Una mala decisión o un error no solo costará dinero, sino que mermará la productividad y eficiencia de los empleados.
Esta es la razón por la que las empresas están adoptando soluciones SaaS para la automatización de los procesos clave en la gestión de viajes corporativos. El caso de Onfly.mx ejemplifica a la perfección la importancia de contar con una solución tecnológica especializada en viajes de negocio. Gracias a que se tratan de plataformas 100% digitales, las empresas y sus empleados disfrutan de una experiencia personalizada que agiliza tiempos, reduce costos y maximiza la productividad.
Su integración es un proceso obligado para la modernización. Las compañías, sin importar su tamaño, están optando por esta clase de plataformas cada vez con mayor frecuencia. Además de ayudarlas a automatizar las tareas tediosas, ofrecen mayor control y visibilidad sobre los gastos y movimientos de los colaboradores.
En este artículo, vamos a explorar con detenimiento los cinco principales beneficios que aportan las plataformas especializadas en la gestión de viajes corporativos.
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Qué son los viajes SaaS y cómo benefician a las empresas
Antes de profundizar en cada uno de los beneficios de las soluciones SaaS para viajes de negocios, es conveniente partir de una definición clara. ¿Cuál es la función concreta y el alcance de una plataforma dedicada a este rubro?
Con fines explicativos, tomaremos como punto de partida la propuesta de valor de Onfly.mx, un servicio que ha logrado posicionarse dentro del mercado de América Latina.
Una solución SaaS para los viajes corporativos es una plataforma basada en la nube que permite la organización, las reservaciones y el control de un amplio número de aspectos asociados a los viajes de trabajo. Los servicios centralizan estos procesos en un solo lugar, lo que les permite prevenir y evitar los principales contratiempos que aparecen durante un viaje corporativo.
Dichas soluciones no solo aportan valor a las empresas, sino que también transforman por completo la experiencia de viaje del usuario. Las diferentes herramientas destacan por su carácter intuitivo, por lo que la curva de aprendizaje no es tan pronunciada, generando un sentimiento inmediato de familiaridad. La eficacia del soporte y las actualizaciones permiten mejorar el servicio y la experiencia de los viajes corporativos de forma sostenida.
Ventajas de las soluciones SaaS para los viajes de negocios
Control de viáticos
Uno de los aspectos prioritarios a la hora de gestionar un viaje de negocios es la cobertura de los viáticos. Una solución SaaS aborda esta variable de manera eficiente, permitiendo un control detallado y transparente de los gastos. El registro intuitivo y fluido dentro de la plataforma evita que las compañías se encuentren con sorpresas desagradables al final del mes.
Una plataforma especializada en viajes corporativos como Onfly.mx permite a los directivos o departamentos responsables configurar múltiples políticas de viaje. Establecer reglas claras, así como los niveles de aprobación horizontales y verticales, es un paso sólido hacia la transparencia en la cobertura de los viáticos.
Sin embargo, la gestión de estos gastos no afecta la experiencia ni satisfacción de los colaboradores. Los empleados cuentan con la opción de realizar las reservas de manera directa, por lo que tienen una sensación de autonomía. La parte positiva es que estos gastos se deben hacer bajo reglas específicas de aprobación y bloqueos, lo que ayuda a construir un ambiente de toma de decisiones responsables.
Automatización de itinerarios
La automatización de los itinerarios es otro beneficio que ha impulsado la popularidad de las soluciones SaaS para los viajes de negocios. Las empresas y sus colaboradores ya no necesitan gastar horas enteras para la coordinación de vuelos, hospedajes en los hoteles y traslados. Ahora todo se puede hacer desde un solo lugar y de forma automática.
La gestión de viajes permite encontrar y aprovechar descuentos exclusivos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y costos. Los empleados disponen de una herramienta construida especialmente para la reservación de vuelos, hoteles y la renta de autos de forma rápida. Los procesos son ágiles y transparentes.
Otra fortaleza de las soluciones SaaS como Onfly.mx es que las opciones de reserva son numerosas. Una red de hoteles amplia, así como los descuentos y ofertas frecuentes, facilitan encontrar las mejores opciones por ciudad, precio, barrio y cadena hotelera. La intención es que el colaborador disfrute de una experiencia agradable, pero que también se ajuste a la perfección a sus actividades profesionales en el lugar.
Experiencia centralizada
El pilar de esta clase de plataformas es la centralización de la experiencia. Todo el proceso, desde la planeación hasta la cobertura de los gastos, se lleva a cabo dentro de la solución SaaS. Los colaboradores evitan tener que estar cambiando de aplicaciones para sus diferentes reservas, ni estar buscando correos dispersos en sus bandejas de entrada para justificar gastos.
Se trata de un beneficio a dos bandas, ya que facilita el trabajo tanto a empleados como a las áreas responsables de gestionar los viajes. Mientras los colaboradores realizan sus reservas y coordinan sus traslados de forma autónoma, los administradores disponen de una plataforma para el monitoreo y la toma de decisiones.
Por este motivo, es importante encontrar soluciones SaaS con diseños de interfaz intuitivos. No debe importar si eres experto en tecnología o no, la experiencia de uso tiene que ser rápida y sencilla. Como resultado, la plataforma mejorará la eficiencia, fomentará la colaboración y permitirá que los colaboradores centren su atención en el motivo primario de su viaje de negocios.
Integración con sistemas empresariales
Como mencionamos anteriormente, la automatización es uno de los objetivos de las empresas modernas. Además de agilizar los procesos, favorece la optimización de costos y mitiga las pérdidas por errores o malas decisiones. Las soluciones SaaS para viajes empresariales maximizan su oferta de valor al facilitar la integración con todo el ecosistema de software de los negocios.
Esto quiere decir que facilitan la conexión con otros programas de la compañía, ya sea herramientas de recursos humanos, software de contabilidad o ERP. La misión es integrar la plataforma de manera natural para crear un ecosistema digital robusto.
¿Por qué es importante? La integración permite automatizar los procesos y evitar la duplicidad de datos, un problema frecuente de las compañías que contratan diferentes servicios o soluciones tecnológicas.
Reportes y analítica avanzada
Finalmente, pero no menos importante, plataformas como Onfly.mx priorizan la importancia de los datos, su representación visual y la interpretación de estos. No podemos olvidar que vivimos en la llamada era de la información y la Big Data. En consecuencia, es importante que cualquier herramienta tecnológica de este tipo contribuya a la recolección e interpretación estratégica de los datos para la toma de decisiones.
Por ejemplo, una solución especializada en viajes es capaz de evaluar los precios elegidos por los colaboradores y verificar el volumen de itinerarios de viajes de negocios por mes o año. Asimismo, facilita la exportación de datos a Excel o plataformas BI para un control eficaz de los gastos de viajes y viáticos.
En conclusión, servicios como Onfly.mx se consolidan como herramientas indispensables para cualquier empresa que busque modernizar y optimizar la gestión de sus viajes corporativos.