Tener un negocio que realiza ventas fuera del país trae consigo desafíos puntuales. En primer lugar, plantea un reto en materia logística para enviar mercancía fuera del territorio, pero también exige conocer y cumplir las regulaciones aduaneras vigentes. Realizar envíos a otros territorios puede parecer una tarea compleja, pero con una guía adecuada se convierte en una operación estratégica. Ya sea que tengas una tienda en línea o que manejes logística comercial, entender los protocolos para envíos internacionales es vital a fin de evitar errores costosos o problemas con las autoridades locales.
El traslado de mercancías o artículos más allá de las fronteras es una necesidad tanto de grandes empresas como de pequeños negocios. Como es lógico, las normativas y los lineamientos a cumplir varían dependiendo de una serie de factores. Por ejemplo, no es lo mismo concretar ventas esporádicas de artículos individuales a través de una tienda en línea que realizar la exportación de una considerable cantidad de artículos para su venta física en otro territorio.
Afortunadamente, el mercado de logística y transporte está en constante evolución y crecimiento. Las empresas encontrarán aliados estratégicos que facilitan dicha clase de operaciones. Este es el caso de los servicios de courier, compañías especializadas que se dedican al transporte y entrega puerta a puerta de paquetes, documentos y mercancías tanto a nivel nacional como internacional. En su oferta, destacan servicios de entregas estándar, pero también envíos express, internacionales y especializados (ajustados a las necesidades específicas de cada cliente).
A continuación, te presentamos de forma general los requisitos que considerar para cumplir con los protocolos de los envíos internacionales. De esta manera, evitarás contratiempos en logística y el riesgo de faltar a la regulación vigente. Además, podrás reducir gastos adicionales y mejorar la experiencia de compra de tus clientes.
Documentación necesaria
Factura comercial
Un documento indispensable para realizar un envío internacional es la factura comercial. Esta contiene la información financiera y descriptiva del producto que saldrá del país, siendo uno de los primeros documentos que revisan las autoridades de la aduana. En ella, se encuentran datos como el nombre del vendedor y el comprador, así como la descripción detallada del artículo, la cantidad, el valor y el código arancelario.
La factura comercial debe estar bien elaborada y cumplir con la normativa actual. En caso contrario, la aduana podría retrasar el despacho o imponer sanciones. Por lo tanto, asegúrate de que sea clara y contenga los datos requeridos. Considera que dicho documento es obligatorio incluso para envíos pequeños, así que no lo subestimes.
Lista de empaque
En ocasiones, la lista de empaque no es un documento obligatorio; sin embargo, los expertos recomiendan incluirla dentro de la documentación. En líneas generales, aporta detalles sobre la distribución de la mercancía dentro del paquete o contenedor. Incluye el número de cajas, el peso bruto y neto, las dimensiones y el contenido de cada unidad. Por ende, facilita las inspecciones físicas y agiliza los procesos dentro de la aduana.
En el caso del destinatario o cliente, le sirve para verificar qué productos recibió y el orden en el que se encuentran. Funge como una herramienta de control tanto para el negocio exportador como para el destinatario final. Es un respaldo logístico que ayuda a reducir confusiones y atender posibles reclamos.
Carta de responsabilidad
Las normativas aduaneras y de seguridad prohíben tajantemente los envíos internacionales de ciertos productos. A través de una carta de responsabilidad, tu negocio certifica que el contenido del envío no infrinja ninguna de las normas legales vigentes ni incluya productos prohibidos. Se trata de una declaración ética con valor legal, la cual suele ser requerida por los servicios de courier y operadores logísticos.
El documento brinda certezas a esta clase de compañías para protegerse de posibles sanciones y decomisos. Contiene una descripción general del contenido del envío, así como la afirmación clara y explícita sobre el cumplimiento de las normativas. Es una garantía de transparencia necesaria, la cual brinda certidumbre legal a los operadores que se encargan de despachar los productos.
Guía aérea o terrestre
La guía aérea o terrestre es un documento que incluye el número de guía, el origen del paquete, el destino, el peso, el tipo de mercancía y las condiciones de transporte. Su función es proporcionar la información necesaria para realizar un rastreo del estado del envío y la entrega. Su emisión le corresponde al transportista, por lo que también sirve para establecer responsabilidades y tiempos para concretar el servicio.
Dentro de los protocolos para realizar envíos internacionales, la guía aérea o terrestre sirve como una especie de pasaporte del paquete. Sin este documento, no hay movimiento ni trazabilidad.
Declaración de aduana
En países como Colombia, la declaración de aduana se lleva a cabo ante la DIAN y sirve para oficializar la salida de mercancía del país. En su contenido, se encuentra información sobre el exportador, el producto, el valor y el destino.
Como mencionamos anteriormente, su presentación dependerá de factores como el valor del envío, ya que existen productos de costo menor que no requieren que sea incluida en la documentación, especialmente si se utilizan los servicios de courier.
Selección de transportista
Un paso importante para realizar envíos internacionales es elegir al transportista adecuado. No todos ofrecen el mismo nivel de servicio ni cobertura internacional. Los couriers tienen experiencia en comercio electrónico y ofrecen soluciones puerta a puerta. Son una solución efectiva para tiendas online, un sector que continúa en pleno crecimiento.
Es fundamental verificar que el transportista esté autorizado por la DIAN y cumpla con los requisitos de exportación. No tomes decisiones estratégicas únicamente basado en el precio. Elige un aliado logístico que satisfaga las necesidades de tu negocio, pero que también cumpla con las normativas vigentes, con experiencia y transparencia.
Embalaje y etiquetado
Un buen embalaje protege tu producto y transmite profesionalismo. No es suficiente con poner tus artículos en una caja. Piensa que deben llegar en buen estado, resistir el viaje y cumplir normas internacionales. Usa materiales nuevos, resistentes y adecuados para cada tipo de mercancía. Si es frágil, añade protección interna como burbujas o espuma.
Para agilizar los procesos aduaneros, asegúrate de que el etiquetado sea claro, visible y multilingüe si es necesario. Incluye datos del destinatario, advertencias (como “frágil”), etc. Escoge embalajes que cumplan normativas y que faciliten la manipulación de tus productos. No improvises, mejor invierte en calidad.
Entender y aplicar correctamente los protocolos para envíos internacionales no solo es una obligación legal, sino una ventaja competitiva para cualquier negocio que aspire a crecer fuera de su país.