El funcionamiento óptimo de una empresa requiere poner atención a todos los procesos; entre ellos, la integración de los nuevos empleados a la compañía. A pesar de todos los estudios que se han realizado sobre la importancia de la gestión de recursos humanos, muchas organizaciones asumen que es un proceso natural que no requiere esfuerzo o acciones estratégicas. En esta ocasión, hablaremos a fondo sobre el Onboarding, un concepto que cambiará tu perspectiva sobre este proceso.

El sentido de pertenencia de un empleado dentro de una empresa se refleja en su grado de compromiso, eficiencia y productividad. No es un mito o una hipótesis, sino que está comprobado por múltiples investigaciones relacionadas con clima laboral y cultura organizacional. Entonces, ¿por qué no trabajar sobre ello de forma estructurada para optimizar los resultados?

¿Qué es el onboarding?

Definición y objetivos del onboarding

Antes de hablar sobre algunas estrategias de onboarding en tu empresa, vamos a partir de una declaración clara y concreta.

“El onboarding es un proceso que busca garantizar la óptima integración del capital humano a una institución o empresa. Por ende, abarca desde el punto en el que un solicitante de empleo acepta la oferta laboral hasta que el nuevo trabajador es productivo dentro de la organización”

Este proceso es de crucial importancia tanto para los trabajadores como para la compañía. Por un lado, ayuda a los nuevos colaboradores a adaptarse a su nuevo espacio de trabajo, así como a entender la misión, visión, valores y la cultura organizacional. Por el otro, la empresa garantiza el aprendizaje de los perfiles de puesto y la ejecución adecuada de las tareas, sumado a que agiliza los procesos de capacitación y fortalece el ambiente laboral.

Con base en lo anterior, podemos señalar que los objetivos del onboarding dentro de las empresas y organizaciones son:

• Hacer sentir bienvenidos a los nuevos empleados para que se integren a la compañía
• Facilitar la compresión de la cultura de la empresa
• Garantizar el aprendizaje de los procesos que desempeñarán los empleados día a día
• Fortalecer el sentido de pertenencia a la organización
• Fomentar un mayor nivel de compromiso por parte de la fuerza laboral
• Mitigar la pérdida de tiempo y recursos en procesos de capacitación poco efectivos

Tipos de onboarding

A continuación, te presentamos cuáles son los diferentes tipos de onboarding que existen dentro de las empresas y las organizaciones.

• Onboarding operativo: Se refiere a proporcionar herramientas y el equipo adecuado que necesitarán los nuevos empleados para llevar a cabo su trabajo.
• Onboarding de conocimientos: Se trata de la transferencia de conocimiento relacionado con el trabajo, es decir, el aprendizaje que debe interiorizar el empleado para llevar a cabo su tarea de manera correcta. Aquí entran herramientas y procesos como los cursos de capacitación o la entrega de guías.
• Onboarding de desempeño: Este tipo de onboarding se refiere al establecimiento de hitos y objetivos a corto plazo que puedan ser alcanzables desde el primer día. Con esta clase de estrategias, se busca que el trabajador sienta desde un inicio que está agregando valor a la compañía.
• Onboarding social: Es el proceso de onboarding que tiene como finalidad que las personas se sientan incluidas, comprendidas y conocidas como personas. De esta manera, se presta atención a aspectos tan simples como las preferencias de colores, los días de cumpleaños, las comidas favoritas y otros intereses no relacionados con las tareas laborales.
• Onboarding de talentos: Se refiere al onboarding que busca reconocer y retener el talento dentro de la organización. Por eso, se diseñan acciones que permitan el aprovechamiento de las habilidades especiales y la experiencia de las personas en determinadas áreas.

¿Cómo funciona el onboarding?

Si te interesa saber cómo implementar esta clase de procesos, te sugerimos apoyarte de un software de recursos humanos como Buk para poder atravesar por todas las fases del onboarding de manera natural y efectiva.

Fases o etapas del onboarding

A continuación, te presentamos cuáles son estas etapas del onboarding para no perderte en el camino.

1. Pre-onboarding: Inicia al instante en el que el candidato o solicitante acepta la oferta de trabajo dentro de la empresa. Durante esta etapa, es crucial llevar a cabo estrategias que faciliten el papeleo, cumplimiento de requisitos y resolución de dudas. Un mal pre-onboarding podría hacer que el aspirante dude de su decisión de formar parte de una compañía. Asimismo, ten en cuenta que es el periodo en el que se llevan a cabo procesos tediosos como verificación de antecedentes, evaluaciones médicas y pruebas de narcóticos o alcohol.
2. Bienvenida: La segunda etapa del onboarding es la bienvenida, a fin de que los trabajadores empiecen a tener una imagen clara de cómo funciona la organización antes de presentarse a su primer día. Esta fase no suele durar más de una semana, además de que es un periodo en el que también se puede hablar de otros aspectos laborales como los registros de asistencia, el tiempo libre, los espacios disponibles para empleados, etc. Por supuesto, una parte importante consiste en presentar a los nuevos empleados a los demás integrantes del equipo.
3. Capacitación: Para muchos, se trata de la fase más importante del onboarding, aunque la realidad es que todas las etapas son indispensables. Como su nombre lo indica, durante esta fase, los nuevos trabajadores reciben una capacitación formal para saber cuáles son sus responsabilidades y lo que deben ejecutar para prosperar dentro de la organización.
4. Transición: Esta etapa final consiste en ayudar a los nuevos trabajadores a ser empleados totalmente integrados con la dinámica empresarial. En esta fase, el personal es consciente en su totalidad de las expectativas, la productividad, los indicadores de éxito y la calidad, además de que saben con exactitud cómo desenvolverse dentro de sus espacios de trabajo.

Actividades o acciones del onboarding

Existen diferentes actividades que pueden ayudarte a completar un onboarding exitoso. Hay prácticas que parecen mínimas o sin importancia, pero que marcan la diferencia a lo largo de todas las etapas anteriores. Estas son algunas de ellas:

Comparte información importante desde antes del primer día de trabajo

Desde el inicio, asume que el compromiso de tu organización es facilitarle la integración al nuevo empleado. Por ello, te recomendamos automatizar las tareas que consisten en brindar la información indispensable para que puedan agilizarse los procesos. Es importante que el trabajador sienta certeza y confianza de que tiene lo necesario para iniciar sus labores. Por ello, trata de compartirle desde el principio documentos como las políticas de la empresa, el manual del trabajador y otra información que consideres relevante.

Tómate el tiempo necesario para la presentación del nuevo empleado ante el resto del equipo

No le restes importancia a la presentación del nuevo elemento frente al resto del equipo de trabajo. Dependiendo de las circunstancias, puedes realizarlo a través de una reunión presencial o, dadas las tendencias actuales, a través de una videoconferencia. El objetivo es que el trabajador tenga un contacto previo con las personas que verá en su día a día o en las reuniones posteriores.

Asigna compañeros que puedan asistir al nuevo empleado para facilitar la integración

En el onboarding, la creación de lazos es un elemento clave para facilitar la integración a la organización. Por ende, puedes fomentar amistades y relaciones más cercanas si asignas a uno de tus trabajadores tareas con el nuevo empleado. Por ejemplo, podrías encargarle que le de un recorrido por el lugar o que le explique algún proceso en específico a mayor detalle. Ver una cara familiar durante el primer día de trabajo siempre es un elemento tranquilizador.

Considera entregar un regalo de bienvenida significativo y útil

Algunos directivos o personal de recursos humanos suelen dar pequeños obsequios a los trabajadores a modo de bienvenida. Algunos optan por la tradicional playera con el logo de la organización, pero la realidad es que los regalos serán mejor valorados si son útiles y significativos. Por ejemplo, considera obsequiar una taza de café, productos promocionales, libros, etc. Trata de ser original y pensar en algo que realmente pueda serle útil a tu nuevo colaborador.

Invita a almorzar a los nuevos empleados

Las dinámicas entre el personal fuera del trabajo fortalecen los lazos y el sentimiento de pertenencia. Sin embargo, debes ser cuidadoso sobre las actividades que propones fuera del horario laboral. Muchas personas tienen gran recelo sobre su tiempo personal. La situación es diferente si los invitas a un almuerzo pagado por la empresa. Esta clase de convivencias son eventos ideales para que los integrantes de un equipo puedan crear vínculos más fuertes y solidarios.

Difunde las nuevas contrataciones a través de redes sociales

Existen estrategas de recursos humanos que recomiendan celebrar por todo lo alto la llegada de un nuevo colaborador al equipo. Seguramente, has visto en más de una ocasión un mensaje de bienvenida con dedicatoria especial a través de las redes sociales de una empresa.

Conclusión: Lo que debes recordar sobre el onboarding

• El onboarding es un proceso que busca garantizar la óptima integración del capital humano a una empresa, desde el momento en que aceptan la oferta de trabajo hasta que se vuelven productivos.
• El onboarding tiene como objetivos hacer sentir bienvenidos a los nuevos empleados, facilitar la comprensión de la cultura organizacional, fortalecer el sentido de pertenencia y fomentar un mayor nivel de compromiso.
• Existen diferentes tipos de onboarding, como el operativo, de conocimientos, de desempeño, social y de talentos, que se adaptan a las necesidades de la empresa y del nuevo empleado.
• El onboarding se divide en diferentes fases o etapas, como el pre-onboarding, la bienvenida, la capacitación y la transición, que ayudan a los empleados a adaptarse y ser productivos en su nuevo entorno laboral.
• Para implementar un onboarding exitoso, se pueden realizar actividades como compartir información importante desde antes del primer día, realizar una presentación del nuevo empleado al equipo, asignar compañeros de trabajo para facilitar la integración, entregar un regalo de bienvenida significativo y organizar almuerzos para promover la convivencia.
• Difundir las nuevas contrataciones a través de redes sociales también es una práctica recomendada para celebrar la llegada de un nuevo colaborador y fortalecer la imagen de la empresa.
• El onboarding estructurado contribuye al compromiso, eficiencia y productividad de los empleados, mejorando así el funcionamiento y los resultados de la empresa.

Si te interesa aprender sobre recursos humanos, te invitamos a seguirnos a través de nuestras redes sociales ¡Nos encuentras como Hiramnoriega.com!