Las empresas son pequeños universos que tienen una dinámica propia. Incluso si las operaciones iniciaron con actividades sencillas y procesos bien delimitados, la actividad empresarial se va volviendo compleja cada día. El desafío consiste en garantizar una gestión eficiente de todos los procesos dentro de la compañía. En la actualidad, las firmas hacen uso de programas informáticos avanzados para lograrlo. Este es el caso del Software de Gestión Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés).
En la lista de los softwares más utilizados a nivel empresarial, este tipo de programas aparecen casi siempre en lo más alto. No resulta extraño si consideras el impacto que tiene sobre las operaciones comerciales de la empresa, atravesando desde departamentos como Contabilidad hasta la división encargada de la Gestión del Inventario. Un Software de Gestión Empresarial es una herramienta poderosa para asegurar el desempeño adecuado de las operaciones.
Afortunadamente, las tendencias en la industria advierten sobre una mayor conciencia de los puestos directivos sobre la importancia de contar con un ERP. Los pronósticos apuntan a que las compañías aumentarán su inversión en software especializado y servicios de tecnologías de la información y la comunicación. Además de mejorar la eficiencia de las empresas, las herramientas como el ERP son fundamentales para brindar certezas y seguridad a las operaciones diarias.
¿Qué es el software de gestión empresarial?
Definición y concepto
El Software de Gestión Empresarial o ERP es un programa informático que sirve para ayudar a las compañías con la administración de los procesos comerciales del negocio. Además, sus herramientas permiten optimizar las actividades internas. De esta manera, podríamos decir que su principal objetivo es automatizar, simplificar y mejorar la realización de las diferentes tareas, por lo que recurren a herramientas para la gestión de recursos, datos y operaciones dentro de una compañía.
Cuando nos referimos a los procesos comerciales centrales necesarios para la operación de una empresa, se incluyen las áreas de Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura, Cadena de suministro, Servicios, Adquisiciones, Contabilidad y otras. Con el paso de los años y los desarrollos tecnológicos, los ERP se han vuelto mucho más sofisticados, incorporando características relacionadas con la nube, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
Un Software de Gestión Empresarial es importante porque tiene una incidencia directa sobre la productividad, la gestión y aprovechamiento de la información, la reducción de riesgos operativos y de otro tipo, el ahorro de costos y la flexibilidad para responder ante los cambios en el mercado de manera rápida sin sacrificar eficiencia.
¿Qué tipos de software de gestión existen?
Existen diferentes tipos de clasificaciones de Software de Gestión, según la variable que se elija. En este caso, decidimos presentarte tres clasificaciones que también ayudan a entender la naturaleza y el alcance de cada programa informático.
- Según el área de gestión: La clasificación se basa en el departamento o ámbito de la empresa en el que se utiliza el software. Por ejemplo, existe software de gestión financiera, contable, comercial, recursos humanos, producción, inventario, etc. Cada uno de ellos tiene como finalidad facilitar y optimizar las tareas relacionadas en cada una de sus áreas.
- Según el modelo de negocio: Esta clasificación de software empresarial se refiere a las características y necesidades de cada empresa. Hay software de gestión genérico, el cual se adapta a una gran cantidad de tipos de negocios; software de gestión empresarial vertical, el cual está diseñado para un sector o actividad concreta, y el software de gestión a medida, que quiere decir que está personalizado de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
- Según la forma de acceso: Esta clasificación de software de gestión empresarial toma como variable la modalidad de instalación y uso. En el caso del software local, se refiere a un tipo de sistema informático que se almacena en los servicios o dispositivos propios de la compañía. En cambio, el software de gestión empresarial en la nube incluye aquellos programas a los que se puede utilizar desde cualquier lugar y dispositivo. Finalmente, el concepto de software de gestión híbrido alude a los sistemas que combinan características de ambos.
¿Qué beneficios tiene el software de gestión empresarial para tu empresa?
Un Software de Gestión Empresarial ofrece varias ventajas y beneficios. Aunque los sistemas ERP suelen implicar una gran inversión por parte de las empresas, esto se debe a que un porcentaje elevado de ellas nota un evidente aumento en la productividad. A continuación, te presentamos cuáles son los efectos positivos de contar con un ERP en tu compañía e implementarlo de manera adecuada.
Mejora la productividad y la eficiencia
Tener un ERP mejorará la integración y automatización de los procesos, debido a que el software se encarga de eliminar redundancias y mejorar la precisión de las actividades. De igual manera, la eficiencia es una consecuencia natural debido a que los departamentos con procesos interconectados pueden sincronizar sus trabajos para obtener resultados más rápido sin perder calidad.
El uso de un Software de Gestión Empresarial les permitirá a los integrantes de tu negocio, así como a los sistemas integrados, acceder de forma rápida a la información necesaria para los clientes, proveedores y socios comerciales. De esta manera, influye en el grado de satisfacción de los diferentes tipos de públicos, sin mencionar que los costos asociados a esta actividad disminuyen de forma correlacionada a la optimización del proceso.
Te damos diez razones por las que la implementación de un ERP mejora la productividad de las compañías:
- Estandariza los procesos y procedimientos para mejorar la eficiencia
- Facilita el acceso a la información en tiempo real
- Almacena los datos cruciales de la empresa en un entorno seguro
- Reduce las redundancias de los procesos
- Mejora el recorrido del cliente desde la venta hasta la fidelización
- Optimiza la gestión de la cadena de suministro
- Permite realizar pronósticos más precisos
- Automatiza los procedimientos para ahorrar tiempo
- Mejora la conectividad del negocio
- Garantiza el cumplimiento de las normas y protocolos
Reduce los costes y los errores
Existen diferentes formas en las que un ERP ayuda a las empresas a ahorrar dinero. La simple optimización de los procesos y eliminación de redundancias podría explicar este punto, pero consideramos necesario ser un poco más específicos. Por ejemplo, el Software de Gestión Empresarial reduce las horas extras necesarias para completar los trabajos, las cuales son siempre un costo no planificado y merman el margen de beneficio de los productos.
El ERP minimizará los costos de administración, debido a que encuentra aquellos procedimientos o tareas donde se presenta el innecesario doble manejo de información. También detecta los procesos repetitivos y, tras una simplificación de las tareas, los elimina. A la par, el Software de Gestión Empresarial reduce la probabilidad de afectaciones por errores humanos o tipográficos, los cuales pueden derivar en costos elevados.
Por otro lado, un ERP tiene la capacidad de hallar los cuellos de botella y garantiza que el trabajo fluya de manera óptima entre las diferentes áreas. En el apartado de las compras, el sistema informático te ayudará a tomar mejores decisiones y generar un ahorro donde sea posible. Finalmente, automatizar las tareas permite a la empresa enfocar su energía en actividades de alto rendimiento.
Facilita la toma de decisiones y el control
A mediados del siglo pasado, un estudio reveló que casi la mitad de los directores financieros tomaba decisiones importantes basándose en su instinto. La confianza en la experiencia y el conocimiento sobre una industria no debe sobreponerse a la evaluación de hechos concretos. Cuando esto ocurre, se eleva de forma dramática el riesgo de equivocarse, dejar pasar oportunidades o generar costos elevados a la empresa.
El Software de Gestión Empresarial te ayudará a tomar mejores decisiones, ya que facilita el acceso a los datos correctos de forma rápida y oportuna. Un ERP permite que las personas en cargos directivos cuenten con información veraz y precisa sobre producción, finanzas, contabilidad, compras, marketing y ventas. Incluso, el programe te ayudará a crear informes objetivos que favorecen el total entendimiento del negocio.
Olvídate de tener que rastrear y cruzar información a través de registros de cálculo entre diferentes departamentos. El almacenamiento y el flujo dinámico de la información en tiempo real en un entorno empresarial elimina las discrepancias. De esta manera, los ejecutivos pueden focalizar su atención en tomar las decisiones oportunas, en lugar de correr un maratón para recolectar la mayor cantidad de información posible en un periodo de tiempo determinado.
Aumenta la satisfacción del cliente y la fidelización
En la actualidad, la competencia en todos los sectores de la industria es voraz y apabullante. Los clientes son cada vez más conscientes de las posibilidades que tienen para tener una experiencia de compra personalizada. Por ello, las empresas del presente y el futuro deben dedicar esfuerzos para garantizar la satisfacción de los consumidores y acompañarlos hasta su fidelización.
El Software de Gestión Empresarial es una herramienta poderosa en esta misión. Como mínimo, los clientes esperan que los empleados sepan qué productos están disponibles en el piso de la tienda y en la trastienda. Por increíble que parezca, esto no ocurre siempre. Un ERP facilita tener las respuestas y soluciones personalizadas sin siquiera moverse del lado del cliente. Asimismo, brinda información del producto más allá de la que se encuentra en la etiqueta, agiliza los servicios de venta cruzada y venta ascendente, etc.
Ten por seguro que la implementación de un ERP en tu empresa mejorará las rutas de compra y el proceso de interacción con el cliente. Esto se consigue a través de un servicio de atención eficiente, pedidos optimizados, entregas más rápidas, mayor retención de los compradores y resolución rápida a los problemas que puedan surgir durante el proceso antes, durante y posterior a la venta.
Esta es la razón por la que un ERP también resulta valioso para la estrategia de marketing. Es importante aclarar que su integración no obstaculiza el uso o la implementación de otros sistemas. Incluso, se beneficia de la información y la automatización de procesos a través de herramientas de email marketing como Mailrelay. Esto se debe a que se potencian funcionalidades como el diseño de newsletters, el seguimiento de los resultados y la automatización del envío, entre otras.
¿Qué ejemplos de software de gestión empresarial hay en el mercado?
Ahora que sabes qué es y cómo funciona un Software de Gestión Empresarial, te presentamos cuatro de los sistemas informáticos más utilizados en la industria.
SAP Business One
SAP Business One es el ERP más popular dentro de las pequeñas y medianas empresas. Con frecuencia, la gente se refiere a este sistema informático como SAP B1. Si bien es un Software de Gestión Empresarial completo con una gran cantidad de características, todavía dista mucho de los ERP que se utilizan para organizaciones más complejas. En general, tiene módulos especializados para las finanzas, la gestión de almacenamiento y producción, compras y adquisiciones, e informes y análisis.
SAP es un ERP popular entre empresas que buscan herramientas de gestión financiera para mejorar márgenes, reducir errores y facilitar la toma de decisiones. Es una buena alternativa para supervisar el proceso completo de ventas y el ciclo de vida del cliente, además de que también cuenta con funciones para campañas de marketing, gestión de clientes y servicios, presentación de informes y ventas móviles.
En el rubro de gestión de inventarios, SAP Business One optimiza las prácticas de compra y permite administrar el ciclo completo de pedido del pago. Lo anterior incluye manejo de recibos, facturas, devoluciones, etc. Asimismo, tiene funciones para crear informes oportunos y personalizados que ayudan a tomar decisiones comerciales en tiempo real.
Oracle EBS
Oracle EBS u Oracle E-Business Suite es un ERP compuesto por una amplia cantidad de aplicaciones informáticas para el uso empresarial. Sus funciones van orientadas a mejorar las relaciones con los clientes, la optimización de los procesos de producción, la gestión de los recursos humanos y la administración de las finanzas. Es una plataforma empresarial adaptable centrada en los clientes que facilita la toma de decisiones oportunas.
En lo que respecta a los módulos que contempla Oracle EBS, los principales son los de Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Fabricación, Gestión del Ciclo de Vida de los Activos, Proyectos, Gestión de Compras, Gestión de Pedidos, Gestión de Logística y Servicios. A través de su sitio web, podemos navegar entre una amplia oferta de productos y aplicaciones, pero la promesa principal es la siguiente:
“Nuestro conjunto de aplicaciones SaaS en la nube ofrece procesos consistentes y una única fuente de datos en las funciones de negocio más importantes, desde la planificación de recursos empresariales, la gestión de la cadena de suministro y la gestión del capital humano hasta la publicidad y la experiencia del cliente. Las aplicaciones ayudan a mejorar las interacciones de los clientes, aumentar la agilidad del negocio y reaccionar para cambiar más rápido que nunca”, refirió.
Microsoft Dynamics NAV
Uno de los Software de Gestión Empresarial más populares es Microsoft Dynamics NAV. Se trata de un ERP que cubre diferentes áreas como la inteligencia empresarial, la gestión de almacenes, la administración financiera, la gestión de servicios, los recursos humanos, la producción y la logística. Si bien no llega a tener el alcance de un CRM completo, ofrece funciones para los trabajos de ventas y marketing.
Microsoft Dynamics NAV es un ERP famoso entre las empresas que operan en las industria de la manufactura, la distribución y los servicios. Esto se debe a que tiene herramientas poderosas para el control de la producción. Además, sobresale por una integración natural y óptima con herramientas de Microsoft, tales como SharePoint y Outlook. El software proporciona una imagen global y precisa de cada área de operación para la optimización de los procesos.
“Dynamics NAV es una aplicación de planificación de recursos empresariales que ayuda con finanzas, fabricación, gestión de relaciones con los clientes, cadenas de suministro, análisis y comercio electrónico para pequeñas y medianas empresas y filiales locales de grandes grupos internacionales”, asegura la compañía.
¿Cómo implementar un software de gestión empresarial en tu empresa?
La implementación de un ERP en tu empresa es un cambio significativo y profundo, el cual modificará las reglas del juego en su totalidad. El proceso de implementación se refiere a la instalación y configuración del software dentro de una empresa, por lo que es una tarea compleja que requiere cierto tiempo. Los factores que influyen en el despliegue es el tamaño de la organización y el grado de personalización.
Define tus objetivos y necesidades
Antes de implementar el ERP, la empresa debe tener un panorama precisos sobre sus sistemas actuales. Esta evaluación permitirá conocer los procesos y las brechas donde el ERP actuará para mejorar los resultados. No es tarea de un día, sino que requiere un análisis meticuloso de los sistemas financieros actuales, así como de los procesos de producción, los sistemas de ventas y marketing, la gestión de datos e informes, la infraestructura de TICs, los procesos empresariales y la experiencia de los usuarios.
El segundo paso consiste en establecer de manera concreta los objetivos del ERP, siendo específico con las tareas y los procesos, los datos que formarán parte de la integración y las metas comerciales. En esta etapa, se resolverán asuntos como las funciones y procesos de negocio que serán automatizados por el ERP, los requisitos de datos específicos para el sistema, los indicadores clave de rendimiento, etc.
Elige el tipo y el proveedor adecuados
Con un perfil claro de las necesidades de la empresa, llegó el momento de elegir el ERP y el proveedor más adecuados para tu negocio. Esta decisión debe ser tomada por personal especializado que puede determinar si el software elegido se adapta a los requerimientos específicos de tu compañía. Es necesario corroborar que el software puede atender las necesidades de contabilidad, gestión de inventario y CRM; además de proveer informes y análisis puntuales de manera oportuna.
Otro aspecto que se revisa en esta etapa es si el Software de Gestión Empresarial es lo suficientemente flexible como para ajustarse al crecimiento de la empresa. De igual manera, tu empresa tiene que verificar la reputación y las políticas de soporte, sin dejar de mencionar los costos totales de la implementación, la personalización y el mantenimiento continuo. Es fundamental que el ERP elegido cuente con los módulos y funcionalidades establecidas en el paso anterior.
Capacita a tu equipo y realiza pruebas
Una vez que hayas seleccionado el software de gestión empresarial y el proveedor adecuados, es esencial capacitar a tu equipo en el uso efectivo del ERP. Proporciona a tus empleados la formación necesaria para que puedan sacar el máximo provecho de la nueva herramienta y asegurarte de que estén cómodos con su funcionamiento.
Además, antes de implementar completamente el software, realiza pruebas exhaustivas para identificar posibles problemas y ajustes necesarios. Esto te ayudará a evitar complicaciones a medida que el sistema se integra en tus operaciones comerciales.
Evalúa los resultados y haz ajustes
Cuando el software de gestión empresarial esté en pleno funcionamiento, es fundamental evaluar constantemente los resultados y medir su impacto en tus operaciones comerciales. Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar si el ERP está cumpliendo con los objetivos establecidos.
Si encuentras áreas que requieren mejoras o ajustes, no dudes en realizarlos. La flexibilidad y la adaptabilidad son clave para asegurarte de que el software de gestión empresarial siga siendo eficiente a medida que tu empresa crece y evoluciona.
Conclusión
En resumen, un Software de Gestión Empresarial (ERP) es una herramienta poderosa que puede transformar la forma en que tu empresa opera y gestiona sus procesos comerciales. La elección del ERP adecuado y su implementación cuidadosa son pasos cruciales para aprovechar al máximo sus beneficios.
Al definir tus objetivos y necesidades, seleccionar el tipo y el proveedor adecuados, capacitar a tu equipo, realizar pruebas exhaustivas y evaluar continuamente los resultados, puedes maximizar el impacto positivo que un ERP puede tener en tu empresa. La inversión en un software de gestión empresarial puede traducirse en una mayor productividad, eficiencia y satisfacción del cliente, lo que contribuirá al éxito a largo plazo de tu negocio.