El funcionamiento adecuado de una pequeña y mediana empresa (pyme) depende de la eficacia y calidad de sus procesos. Los directivos deben tener una visión panorámica e integral sobre todo lo que ocurre dentro de la organización. De esta manera, evitarán la tentación de concentrarse únicamente en los reportes de ventas y productividad. A la par, les darán prioridad a áreas clave como optimizar los recursos humanos, algo que puede marcar la diferencia e impulsar a la pyme hacia el éxito.

Esta vez, vamos a centrarnos en el impacto que tiene la adecuada gestión de los RRHH dentro de una empresa. El mayor desafío consiste en entender que los procesos requieren estar en constante actualización, a fin de adoptar las mejores prácticas que acerquen a la compañía a sus objetivos. Asimismo, te compartiremos algunos tips para aterrizar el concepto de optimización de recursos humanos a la vida empresarial diaria.

Las pymes en fase de crecimiento y consolidación notarán que existen socios potenciales que pueden contribuir mucho a esta misión. Un ejemplo claro es una agencia de reclutamiento, cuyos servicios especializados te ayudarán a optimizar los procesos de búsqueda y selección de candidatos para tus vacantes. Es fundamental que seas capaz de aprovechar todos los recursos a tu disposición para obtener los mejores resultados.

¿Qué significa optimizar recursos humanos en una pyme?

Esta actividad se refiere a la tarea de desarrollar, implementar y evaluar las estrategias de mejora continua en la gestión de los recursos humanos. Por ende, se centra en hallar soluciones más efectivas para mejorar las relaciones entre los integrantes de la organización, con miras a cumplir los objetivos de carácter comercial, pero también para crear un clima laboral favorable y asegurar el bienestar a partir del desarrollo individual y sostenido.

Optimizar los recursos humanos de la pyme plantea desafíos importantes, principalmente, porque implica intervenir procesos complejos que muchas veces tienen vicios o problemas arraigados. Estos obstáculos ralentizan la toma de decisiones en materia de recursos humanos, además de que llevar a los directivos a ignorar dicho factor reduciendo a los trabajadores a una simple cifra o estadística.

¿Qué estrategias se pueden aplicar para optimizar recursos humanos en una pyme?

A continuación, te presentamos una serie de estrategias que arrojan luz sobre el camino. Estos tips ayudarán a la pyme a adoptar una cultura de aprendizaje y mejora continua en la gestión de RRHH.

Definir y alinear los objetivos de la pyme y de los recursos humanos

Antes de definir estrategias generales, debes acoplar los objetivos de recursos humanos con las metas establecidas de la pyme. De esta manera, ambas desplegarán sus planes de acción sobre la misma ruta. Este paso antecede a la contratación de colaboradores externos, a fin de que puedas transmitirles tus necesidades y requerimientos para obtener una propuesta de trabajo personalizada. Eso incluye desde un servicio de maquila de nomina hasta campañas de capacitación en un área específica.

El objetivo de la estrategia consiste en hacer que los trabajadores y todos los integrantes de tu equipo vean la conexión entre la importancia de mejorar los procesos de recursos humanos y el negocio. Diseña dinámicas que involucren a la gente con todos los niveles de la empresa, promoviendo que exista una mayor integración que permita tener una visión realista de la compañía.

Recuerda que los objetivos deben ser claros y realistas, además de ajustarse a los lineamientos presentados en la misión, la visión y los valores de la empresa. Una vez que estén definidos de manera precisa, comunica los objetivos a los empleados y asegúrate de que entiendan cuáles son sus roles y responsabilidades.

Simplificar y automatizar los procesos de RRHH

Existen diferentes formas y técnicas para automatizar los procesos de recursos humanos, incluyendo tareas como la gestión de nomina. Una de las soluciones frecuentes debido a su impacto y eficacia es el uso de tecnología y software especializado. La implementación de un programa o plataforma adecuados tiene el potencial de reducir la carga administrativa.

Existe software que te ayudará a estandarizar, automatizar y rastrear tareas de procesos específicos, tal es el caso del reclutamiento, el entrenamiento, la evaluación, las estrategias de reconocimiento y los programas de desarrollo. Por ejemplo, una plataforma completa podría ayudarte a rastrear a candidatos y agilizar el proceso de contratación, ya que optimizará la gestión de aplicaciones, las entrevistas, las citas y los programas de capacitación.

La automatización de los procesos de recursos humanos mediante la tecnología incluye beneficios como un monitoreo continuo de las horas de trabajo, los controles de asistencia y la programación de vacaciones. Asimismo, podrás usar software para calcular salarios, deducciones fiscales, impuestos y entrega de bonos, sin dejar de mencionar que también es posible automatizar la generación de contratos y el onboarding.

Implementar una cultura de feedback y reconocimiento

Otra línea general sobre la que debes actuar para optimizar los recursos humanos de la pyme es el feedback y el reconocimiento de los trabajadores. Es fundamental que implementes acciones que ayuden a crear una cultura laboral basada en la retroalimentación organizada, la confianza y la apertura para la crítica constructiva. Una forma de lograrlo es creando espacios para el diálogo y la discusión, así como reuniones frecuentes para abordar los temas prioritarios e intereses de los colaboradores.

Queremos resaltar la importancia de establecer objetivos claros y medibles. Los líderes deben ser precisos a la hora de brindar retroalimentación a su equipo de colaboradores, dejando claro lo que se espera de ellos y el papel que juegan en el logro de los objetivos. A la par, deberán habilitar diferentes canales para obtener el feedback de todos los empleados. Recuerda que algunos podrían preferir la discusión verbal, mientras que otros se sentirán más cómodos con una opinión escrita o las conversaciones en línea.

Un consejo es que la retroalimentación no gire alrededor de las debilidades y las prácticas poco favorables de los empleados. En cambio, la estrategia para crear una cultura abierta y saludable dentro de la pyme debe alentar una visión hacia las áreas de oportunidad y crecimiento. De esta manera, los diálogos apuntarán hacia el objetivo común de mejorar en lugar de reprender y sancionar.

Fomentar el desarrollo y la capacitación continua de los recursos humanos

La optimización de los recursos humanos requiere contemplar todas las aristas de los procesos. Esto significa que deberás centrar tu atención en encontrar soluciones más efectivas para agilizar trámites como el confronta IMSS y brindar herramientas a los trabajadores para impulsar su crecimiento. Un empleado será más productivo y eficiente en la medida en que se encuentre dentro de un plan de carrera y un progreso constante.

Nuestro consejo es que realices un diagnóstico de las necesidades de capacitación de tu personal. En esta etapa, detectarás las brechas de competencias que impiden alcanzar los objetivos de manera efectiva. Además, brindará un panorama completo sobre la situación para que puedas elegir un plan de capacitación que se adapte a las necesidades de tu equipo y negocio. Con base en ello, se determinarán contenidos, formatos, tiempos, recursos y responsables.

Es importante que tu pyme adopte un programa de capacitación constante que se mantenga actualizado sobre contenidos y metodologías. De esta manera, el negocio enfrentará el cambio con mayores certezas, además de que responderá de manera oportuna a las nuevas tendencias y las demandas del mercado.

Todos los puntos anteriores servirán como pilares para crear una estrategia sólida de optimización de los recursos humanos de tu negocio.