WhatsApp es una de las aplicaciones que no pueden faltar en tu celular; su uso es imprescindible tanto para la vida personal como laboral. Sin embargo, la mayoría de los usuarios desconoce el verdadero potencial de esta app en el plano profesional. ¿Sabías que WhatsApp puede convertirse en tu mejor aliado para mejorar la productividad? En este artículo, te vamos a contar sobre algunas características, funciones y usos que te ayudarán a conseguir tal objetivo.

En primer lugar, debes deshacerte de la idea de que la aplicación solo es una herramienta para comunicarte con amigos y familiares. Ya sea que uses WhatsApp iPhone o en un dispositivo Android, la app móvil es capaz de potenciar y optimizar tus intercambios con compañeros de trabajo, clientes y proveedores. El secreto está en encontrar en cada funcionalidad de la app móvil la manera de ajustarla a tus propias necesidades profesionales.

¿Qué beneficios tiene usar WhatsApp para tu productividad?

Antes de entrar directamente a los diferentes usos de WhatsApp para llevar tu productividad al siguiente nivel, es importante poner sobre la mesa los principales beneficios.

Comunicación inmediata y en tiempo real

Aprovecha el carácter de la comunicación instantánea de WhatsApp. A diferencia de lo que ocurre con otros canales o herramientas como el correo electrónico, los intercambios son mucho más ágiles y dinámicos. Esto es muy útil cuando necesitas resolver alguna duda, realizar una consulta a un cliente o proveedor, o darle a conocer a tus empleados información urgente. De igual manera, te brinda la posibilidad de compartir una gran cantidad de archivos en diferentes formatos, desde mensajes de voz hasta documentos, fotos, videos y ubicaciones.

Envío de mensajes con segmentación de público

Otro de los beneficios de WhatsApp que mejoran la productividad es la facilidad para la segmentación de tus públicos. Es bastante útil la creación de diferentes chats para brindar atención personalizada a grupos específicos, como clientes, proveedores, etc. De esta manera, la comunicación resulta mucho más efectiva, ya que no divulgarás información generalizada ante públicos que no tienen nada que ver con el asunto.

Favorece el Team Building

Es importante que los líderes de los equipos de trabajo borren de su cabeza la idea de que WhatsApp sirve para enviarle mensajes a sus empleados a cualquier hora. En cambio, deben comprender que el uso estratégico y responsable la aplicación ayudará a la creación de Team Building. En palabras sencillas, esta herramienta de comunicación juega un papel importante para la creación de un ambiente de trabajo más agradable y cercano.

Es un canal de comunicación asequible y fácil de usar

Muchas veces lo damos por hecho, pero hay que agradecer que WhatsApp es una aplicación gratuita al alcance de todos. Su interfaz es muy fácil de usar, además de que solo necesitas un celular y una conexión a Internet para poder enviar mensajes, realizar llamadas y videollamadas. La apertura convierte a WhatsApp en la herramienta de mensajería instantánea por excelencia en espacios de trabajo. ¡Ojo! Esto no quiere decir que esté peleada con otras plataformas de orientación profesional que también incluyan la función de mensajería instantánea.

¿Cómo mejorar tu productividad con WhatsApp?

¡Vamos a lo que realmente nos importa! Es momento de presentarte algunos consejos para mejorar tu productividad a través de WhatsApp.

¿Cómo automatizar WhatsApp para ahorrar tiempo y optimizar tareas?

La productividad está asociada con la capacidad de un negocio de automatizar sus diferentes tareas. En el caso de WhatsApp, es posible realizarlo a través de programas especializados o, incluso, mediante software básico de ofimática como Excel. Para darte una idea del potencial, es posible crear una hoja de cálculo con los contactos y mensajes que deseas enviarles para que se realice de forma automática. De esta manera, ahorrarás tiempo y reducirás el riesgo de errores.

Por otro lado, también puedes programar mensajes para enviarlos en un momento determinado. Esto es bastante útil para lanzar los recordatorios sobre una reunión o para enviarle una felicitación personalizada a un cliente. Sin duda, te ayudará a no olvidar ninguna actividad o evento importante.

¿Cómo minimizar las distracciones y el uso excesivo de WhatsApp?

De acuerdo con diferentes estudios, WhatsApp es una de las aplicaciones que causa mayores distracciones dentro del ámbito digital. Si bien es una herramienta muy potente para la comunicación y la organización, existen negocios que no requieren tu atención absoluta. También hay periodos de tiempo donde debes olvidarte de las notificaciones entrantes y no responderlas de forma inmediata.

El primer consejo es que silencies las notificaciones de grupos o personas que no sean relevantes para la actividad profesional. De esta manera, evitarás que te interrumpan con frecuencia. También considera reducir al mínimo el número de grupos de los que formas parte, conservando solo aquellos que sean necesarios para tu vida profesional. Si es posible, establece un horario para revisar y responder los mensajes.

¿Cómo usar WhatsApp para organizar tareas y recordatorios?

La app WhatsApp es una herramienta útil para mejorar la productividad a través de una óptima organización de las tareas y los recordatorios. Por ejemplo, puedes crear listas de tareas atractivas con emojis, además de crear mensajes de voz o notas de audio para cuando no puedas escribir.

Además, ¿sabías que existen formas de integrar tu Calendario de Google con la aplicación? Por ejemplo, esto resulta bastante sencillo a través de servicios como Confirmafy u otros.

¿Cómo construir Team Building?

Como mencionamos en líneas anteriores, WhatsApp es una aplicación que te puede ayudar a tu estrategia de Team Building. Prueba crear un equipo de trabajo donde todos los miembros compartan o externen libremente sus experiencias, opiniones, sugerencias y dudas. El objetivo es alentar el espíritu de colaboración. De igual forma, la app cuenta con varias funciones como las encuestas que te pueden ayudar a darle un uso lúdico u obtener retroalimentación valiosa.

Si eres líder de equipo, no te sientas cohibido a la hora de enviarles mensajes de agradecimiento a tus empleados por algún proyecto exitoso o trabajo bien realizado. Asimismo, anímalos con un mensaje reconfortante cuando las cosas no hayan salido según lo esperado. Comparte fotografías de los eventos corporativos, a fin de fortalecer el sentimiento de integración y pertenencia.

Conclusión

Como puedes darte cuenta, WhatsApp puede ser una herramienta muy útil para mejorar tu productividad. Solo tienes que saber cómo usarla de forma adecuada y eficiente. Con los consejos anteriores, podrás aprovechar al máximo esta app para optimizar tu trabajo y tu tiempo. Además, ten por seguro que mejorarás la comunicación y la colaboración con tus compañeros, clientes o proveedores. Y, por supuesto, también podrás disfrutar de un ambiente de trabajo más agradable y cercano.

Espero que este artículo te haya resultado de utilidad. Si te ha gustado, te invito a que lo compartas con tus contactos de WhatsApp. Y si tienes alguna duda, sugerencia o comentario, no dudes en escribirnos ¡Hasta la próxima!